В соответствии с требованиями действующего законодательства РФ, регламентирующего порядок осуществления деятельности ТСЖ, связанной с управлением и обслуживанием многоквартирных жилых домов (ст. 45 Жилищного Кодекса РФ, Правила «О предоставлении коммунальных услуг собственникам и пользователям помещений в многоквартирных домах и жилых домов», утвержденных Постановлением Правительства РФ № 354 от 06.05.2011 г., Приказ Министерства связи и массовых коммуникаций РФ № 74, Министерства строительства и ЖКХ РФ № 114/пр от 29.02.2016 г. «Об утверждении состава, сроков и периодичности размещения информации поставщикам информации в государственной системе жилищно-коммунального хозяйства (ГИС ЖКХ)»), Постановление Правительства РФ № 416 от 15.05.2013 г. «О порядке осуществления деятельности по управлению многоквартирными домами», пп. а) п. 20 Требований к оформлению протоколов общих собраний собственников помещений в МКД, утвержденных Приказом Минстроя России № 44/пр от 28.01.2019 г.), в состав персональных данных, собираемых и обрабатываемых товариществами собственников жилья, входят:
- фамилия, имя, отчество (при наличии), дата и место рождения;
- реквизиты документа, удостоверяющего личность гражданина, СНИЛС;
- адрес регистрации и места жительства, в том числе - номер помещения в многоквартирном доме, собственником которого является физическое лицо, сведения о размерах принадлежащих ему долей в праве общей собственности на общее имущество собственников помещений в многоквартирном доме;
- контактный телефон и адрес электронной почты (при наличии);
- сведения о семейном положении;
- сведения о наличии льгот и преимуществ для начисления и внесения платы за содержание жилого помещения и коммунальные услуги;
- сведения о регистрации права собственности в Едином государственном реестре прав на недвижимое имущество (ином уполномоченном органе), а равно о иных правах на пользование помещением, в том числе о его площади, количестве проживающих, зарегистрированных и временно пребывающих, реквизитах документов, подтверждающих право собственности на каждое жилое помещение в многоквартирном доме и (или) их копии (при их наличии).
Указанные персональных данные необходимы для:
- ведения реестра собственников помещений в МКД (для оформления протоколов общих собраний собственников помещений в многоквартирных домах, предоставления реестра ресурсоснабжающим организациям, региональному оператору по обращению с твердыми коммунальными отходами (п. п. 6(1), 148(1-1) Правил от 06.05.2011 N 354, органам жилищного контроля, размещении в ГИС ЖКХ);
- взаимодействие с органами государственной власти и органами местного самоуправления по вопросам, связанным с деятельностью по управлению многоквартирным домом;
- организации и осуществления расчетов за услуги и работы по содержанию и ремонту общего имущества в многоквартирном доме, включая услуги и работы по управлению многоквартирным домом, и коммунальные услуги, в том числе: начисления обязательных платежей и взносов, связанных с оплатой расходов на содержание и ремонт общего имущества в многоквартирном доме и коммунальных услуг в соответствии с требованиями законодательства РФ, оформлением платежных документов и направлением их собственникам и пользователям помещений в многоквартирном доме; осуществлением расчетов с ресурсоснабжающими организациями за коммунальные ресурсы, поставленные по договорам энергоснабжения, теплоснабжения и (или) горячего водоснабжения, холодного водоснабжения, водоотведения в целях обеспечения предоставления собственникам и пользователям помещений в многоквартирном доме коммунальной услуги соответствующего вида и приобретения коммунальных ресурсов, потребляемых при использовании и содержании общего имущества в многоквартирном доме;
- ведения претензионной и исковой работы в отношении лиц, не исполнивших обязанность по внесению платы за жилое помещение и коммунальные услуги, предусмотренную жилищным законодательством Российской Федерации;
- обеспечения собственниками помещений в многоквартирном доме, органами управления товарищества контроля за исполнением решений собрания, выполнением перечней услуг и работ, повышением безопасности и комфортности проживания, а также достижением целей деятельности по управлению многоквартирным домом, в том числе:
- предоставления собственникам помещений в многоквартирном доме отчетов об исполнении обязательств по управлению многоквартирным домом с периодичностью и в объеме, которые установлены решением собрания и договором управления многоквартирным домом;
- раскрытия информации о деятельности по управлению многоквартирным домом в соответствии со стандартом раскрытия информации организациями, осуществляющими деятельность в сфере управления многоквартирными домами, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 23 сентября 2010 г. N 731.
В соответствии с п.п. 2-11 ст. 6 ФЗ «О защите персональных данных», п.п. 3.1. ст. 45 Жилищного Кодекса РФ, Правил «О предоставлении коммунальных услуг собственникам и пользователям помещений в многоквартирных домах и жилых домов», утвержденных Постановлением Правительства РФ № 354 от 06.05.2011 г., согласие на обработку персональных данных физического лица не требуется в случае, если обработка необходима для осуществления и выполнения функций, полномочий и обязанностей, которые возложены законодательством.
Таким образом (в частности), согласие физического лица не нужно, если обработка персональных данных необходима для:
- исполнения договора, заключенного с собственниками помещений в МКД;
- исполнения обязательных требований, предъявляемых к ТСЖ (ведение реестра собственников, размещение сведений в ГИС ЖКХ, предоставление данных поставщикам коммунальных услуг и ресурсов и т.д.). Кроме того, в силу ч. 3 ст. 6 ФЗ «О защите персональных данных», не требуется согласие собственников персональных данных на поручение оператором персональных данных действий для раскрытия обязательных данных в ГИС ЖКХ другому лицу (п. 11 ч. 1 ст. 6 ФЗ «О защите персональных данных»).
Данные положения вышеуказанных законов об отсутствии необходимости получать согласие собственников персональных данных на размещение и обработку персональных данных, необходимых для исполнения требований нормативно-правовых актов в целях осуществления уставной деятельности ТСЖ, направлены на беспрепятственное обеспечение деятельности ТСЖ, обеспечивающей управление МКД, так как в случае отсутствия согласия физического лица выполнение данной деятельности являлось бы невозможным.
Работа с персональными данными в ТСЖ должна осуществляется в соответствии с требованиями действующего законодательства РФ и с соблюдением определенных правил и условий. Так,
- безопасность обработки персональных данных с использованием средств автоматизации, (безопасность персональных данных при их обработке в информационной системе) обеспечивается с помощью системы защиты персональных данных, нейтрализующей актуальные угрозы (хранение данных в электроном виде с защитой через систему паролей и использованием специального программного обеспечения для доступа: сертификат электронной подписи, антивирусы):
- хранение персональных данных в бумажном виде осуществляется в служебном помещении ТСЖ (без возможности проникновения в него лиц, не имеющих допуска к работе с персональными данными, наличием сейфа для хранения персональных данных), допуск в помещение, где хранятся персональные данные в бумажном виде, осуществляется исключительно сотрудниками, с которыми заключено соглашение о неразглашении персональных данных, копирование, фото- (видео-) фиксация, вынос документов, содержащих персональные данные - запрещены (за исключением случаев, установленных законодательством Российской Федерации).
В отношении данных, размещаемых ТСЖ в ГИС ЖКХ, безопасность обеспечивается за счет того, что сведения, которые в соответствии с положениями ФЗ «О персональных данных» могут быть отнесены к персональным данным, имеют в ГИС ЖКХ статус документов с ограниченным доступом. В соответствии с п. 5 Порядка хранения, обработки и предоставления информации, содержащейся в ГИС ЖКХ, утвержденного Приказом Минкомсвязи России и Минстроя России от 23.03.2015 N 86/201/пр, предоставление информации, содержащейся в системе, осуществляется в автоматическом/автоматизированном режиме в соответствии с правами доступа к системе, а именно:
- согласно п. 3 Порядка доступ к закрытой части ГИС ЖКХ и к информации, размещенной в ней, предоставляется после прохождения процедуры идентификации и аутентификации с использованием федеральной государственной информационной системы "Единая система идентификации и аутентификации в инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме», созданной на основании Постановления Правительства РФ от 28 ноября 2011 г. N 977 «О федеральной государственной информационной системе «Единая система идентификации и аутентификации в инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме» (далее - ЕСИА). То есть доступ предоставляется только при наличии подтвержденной учетной записи пользователей ГИС ЖКХ в ЕСИА (для физических лиц, в том числе индивидуальных предпринимателей) или уполномоченных представителей пользователей ГИС ЖКХ (для органов государственной власти, органов местного самоуправления, государственных внебюджетных фондов, иных юридических лиц), и имеющих правовые основания для получения информации, находящейся в закрытой части (что означает, что информация касающаяся данных по помещению и собственнику помещения в МКД будет доступна исключительно лицам, имеющим доступ к такой информации в силу закона – то есть возможность получения информации неограниченным кругом лиц – исключена).